Mentoring Bühnen-Gespräch
Was beim Bewerbungsgespräch wirklich zählt: Recruiter:innen geben Einblick
Mentoring-Bühnengespräch der Jobmesse EXCELLENCE 2025
Der Bewerbungsprozess ist oft der erste Kontakt mit einem Unternehmen – und entscheidend für den weiteren Verlauf der Karriere. Doch wie wird Recruiting in Unternehmen organisiert? Welche Herausforderungen gibt es, und wie gelingt der Einstieg in die Personalwirtschaft? Drei Expert:innen – Maria Magdalena Beutle, Markus Schwarz und Christoph Mayr – gaben in einer Gesprächsrunde auf der Mentoring-Bühne der Jobmesse EXCELLENCE 2025 Einblicke was vor und hinter den Kulissen rund um den Recruiting-Prozess passiert.
Wie ist Recruiting in Ihrem Unternehmen organisiert, und wofür sind Sie dabei verantwortlich?
Maria Magdalena Beutle: Ich leite die Abteilung Recruiting bei der Holding Graz, einem kommunalen Dienstleister mit rund 2.400 Mitarbeitenden. Wir decken eine Vielzahl an Bereichen ab – von der Wasser- und Abfallwirtschaft über das Fahrpersonal der Graz Linien bis hin zu Marketing oder Beteiligungen wie die Citycom. Meine Aufgabe ist es, den gesamten Recruiting-Prozess zu koordinieren. Das beginnt bei der Erstellung von Kompetenzprofilen für die ausgeschriebenen Stellen und reicht bis zur finalen Besetzung. Besonders spannend finde ich die Vielfalt der Jobs, die wir besetzen – von Bestatter:innen über Jurist:innen bis hin zu Führungskräften. Ein wichtiger Teil meiner Arbeit ist die Kommunikation mit den Bewerber:innen. Wir legen großen Wert darauf, den Prozess transparent zu gestalten und die Kandidat:innen in jeder Phase abzuholen.
Markus Schwarz: Ich bin Senior People Experience Partner bei Storyblok, einem internationalen Softwareunternehmen, das eine Lösung für Website-Design entwickelt. Wir sind ein 100% remote arbeitendes Unternehmen mit Mitarbeitenden in über 50 Ländern. Meine Hauptaufgabe ist es, den Recruiting-Prozess zu steuern und eng mit den Führungskräften zusammenzuarbeiten, um den Personalbedarf zu planen. Wir erstellen Jahrespläne, in denen wir festlegen, welche Positionen wann besetzt werden müssen. Besonders herausfordernd ist die Vielfalt der Arbeitsgesetzgebungen, da wir international tätig sind. Gleichzeitig ist es spannend, mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Arbeitsweisen zusammenzuarbeiten.
Christoph Mayr: Ich bin HR Business Partner bei SSI Schäfer IT Solutions, einem weltweit führenden Anbieter von Intralogistik-Lösungen. Unser Unternehmen entwickelt automatisierte Systeme und Softwarelösungen für moderne Lagerhäuser und Warenlager. In meiner Funktion bin ich die erste HR-Ansprechperson für rund 150 Mitarbeitende und Führungskräfte. Ich begleite den gesamten Employee-Life-Cycle – vom Recruiting über die Personalentwicklung bis hin zu strategischen Themen wie Employer Branding und Arbeitsrecht. Besonders spannend finde ich die Vielfalt der Aufgaben in meiner Position. Neben der klassischen HR-Arbeit bin ich auch für die Lehrlingsausbildung zuständig und arbeite an Projekten, die die Attraktivität unseres Unternehmens als Arbeitgeber stärken.
Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?
Maria Magdalena Beutle: Bei der Holding Graz läuft der Bewerbungsprozess vollständig über unser Online-Bewerber:innenmanagement-System. Das macht es für die Bewerber:innen übersichtlich und für uns effizient. Der Prozess beginnt mit der Erstellung eines Kompetenzprofils, das die fachlichen und persönlichen Anforderungen an die Stelle definiert. Nach der Ausschreibung sichten wir die Bewerbungen und prüfen zunächst die fachlichen Kompetenzen. Danach schauen wir auf die Motivation der Bewerber:innen: Warum möchten sie bei uns arbeiten? Was wissen sie über unser Unternehmen? Es ist uns wichtig, dass die Bewerber:innen sich Gedanken gemacht haben und ein echtes Interesse an der Position zeigen.
Je nach Stelle gibt es unterschiedliche Verfahren. Für manche Positionen reicht ein Bewerbungsgespräch, während andere ein mehrstufiges Verfahren mit Testungen oder Schnupperarbeiten erfordern.
Christoph Mayr: Bei SSI Schäfer IT Solutions läuft der Bewerbungsprozess ebenfalls digital ab. Wir nutzen ein Bewerbermanagement-System, das uns hilft, den Prozess effizient zu gestalten. Besonders wichtig ist uns, dass die Bewerber:innen ihre technischen Fähigkeiten klar und präzise darstellen. Gerade in der IT ist es entscheidend, dass die fachlichen Kompetenzen auf einen Blick erkennbar sind. Unser Prozess umfasst in der Regel zwei Runden. Das erste Gespräch findet digital statt, unabhängig davon, wo sich die Bewerber:innen befinden. In der zweiten Runde laden wir die Kandidat:innen nach Möglichkeit persönlich ein, damit sie das Unternehmen und das Team kennenlernen können. Damit möchten wir sicherstellen, dass die Bewerber:innen einen umfassenden Eindruck von uns bekommen.
Markus Schwarz: Bei Storyblok läuft der Bewerbungsprozess ebenfalls vollständig digital über unsere Plattform. Es gibt bei uns keine Möglichkeit, sich per E-Mail oder Telefon zu bewerben. Unser Prozess umfasst mehrere Runden. Nach einem ersten Screening durch die Recruiter:innen folgt ein Gespräch mit den Hiring-Manager:innen. In der letzten Runde gibt es ein Taskinterview, das praktische Fähigkeiten abfragt. Bei diesem Prozess ist uns wichtig, dass die Bewerber:innen präzise und klar darstellen, warum sie zu uns passen und welche Erfahrungen sie mitbringen. Da wir international tätig sind, müssen wir uns auch mit unterschiedlichen Arbeitsgesetzgebungen auseinandersetzen. Das macht den Prozess manchmal komplex, aber auch spannend. Wir legen großen Wert darauf, dass die Bewerber:innen schnell Feedback erhalten und wissen, in welcher Phase sie sich befinden.
Was ist bei Bewerbungsunterlagen wichtig?
Markus Schwarz: Bei uns ist Präzision das A und O. Gerade bei internationalen Bewerbungen, wo wir oft Hunderte von Unterlagen sichten, ist es wichtig, dass die Informationen klar und übersichtlich präsentiert werden. Ein Lebenslauf sollte keine Lücken aufweisen, und wenn es doch welche gibt, sollten diese erklärt werden. Es ist völlig in Ordnung, wenn jemand eine Auszeit genommen hat – wichtig ist nur, dass dies transparent kommuniziert wird.
Christoph Mayr: In der IT ist es besonders wichtig, dass die technischen Fähigkeiten klar und präzise dargestellt sind. Wir möchten auf einen Blick sehen, welche Programmiersprachen oder Tools die Bewerber:innen beherrschen. Auch die geografische Verortung ist für uns relevant, da wir keine 100 % Remote-Verträge anbieten. Es ist wichtig, dass die Bewerber:innen angeben, wo sie sich aktuell befinden und welche Staatsbürgerschaft sie haben, da dies den weiteren Prozess, im Hinblick auf Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung, beeinflussen kann.
Maria Magdalena Beutle: Mir ist wichtig, dass die Bewerber:innen sich Mühe geben und ihre Unterlagen sorgfältig erstellen. Es muss nicht immer ein zweiseitiges Motivationsschreiben sein – ein kurzer, prägnanter Text, der die Motivation und Eignung für die Stelle erklärt, reicht oft aus. Wir achten darauf, dass die fachlichen Kompetenzen klar dargestellt sind und die Motivation erkennbar ist. Besonders positiv fällt es auf, wenn Bewerber:innen zeigen, dass sie sich mit unserem Unternehmen auseinandergesetzt haben.
Wie läuft das Preboarding und Onboarding ab?
Christoph Mayr: Bei SSI Schäfer IT Solutions ist das Onboarding ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses. Wir legen großen Wert darauf, dass die neuen Mitarbeitenden das Unternehmen und ihre Kolleg:innen persönlich kennenlernen können. In der IT ist es besonders wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden schnell in die technischen Abläufe eingeführt werden. Dazu gehören bei uns auch zahlreiche Software Produkt Trainings, die global angeboten werden.
Maria Magdalena Beutle: Das Preboarding beginnt bei uns, sobald die Entscheidung für eine:n Kandidat:in gefallen ist. In dieser Phase stellen wir sicher, dass die neuen Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen über das Unternehmen und ihren zukünftigen Arbeitsplatz erhalten. Das Onboarding startet am ersten Arbeitstag. Wir legen großen Wert darauf, dass die neuen Mitarbeitenden gut ins Team integriert werden. Dazu gehört, dass sie eine:n Ansprechpartner:in an die Seite gestellt bekommen und an einer Onboarding-Community teilnehmen können. Diese Community bringt alle neuen Mitarbeitenden zusammen, sodass sie sich gegenseitig unterstützen und vernetzen können.
Markus Schwarz: Bei Storyblok arbeiten wir mit einem 30-60-90-Day-Plan. Dieser Plan legt klare Erwartungen und Ziele für die ersten drei Monate fest und hilft den neuen Mitarbeitenden, sich schnell zurechtzufinden. Da wir ausschließlich remote arbeiten, ist es besonders wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden von Anfang an gut betreut werden. Wir achten darauf, dass sie alle notwendigen Tools und Informationen erhalten und sich mit ihren Kolleg:innen vernetzen können.
Fazit: Tipps für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess
- Sorgfältige Bewerbungsunterlagen: Präzision und Klarheit sind entscheidend. Ein übersichtlicher Lebenslauf ohne Lücken und ein prägnantes Motivationsschreiben, das die Eignung und Motivation für die Stelle klar darstellt, hinterlassen einen positiven Eindruck.
- Recherche und Vorbereitung: Informieren Sie sich über das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle. Zeigen Sie, dass Sie sich Gedanken gemacht haben und ein echtes Interesse an der Position haben.
- Transparenz bei Lücken: Falls es Lücken im Lebenslauf gibt, sollten diese offen und nachvollziehbar erklärt werden. Ob Auszeit, Reisen oder Neuorientierung – Ehrlichkeit und eine klare Kommunikation sind wichtig.
- Motivation klar formulieren: Egal ob in einem kurzen Text oder einem ausführlichen Schreiben – die persönliche Motivation für die Bewerbung sollte deutlich werden. Warum möchten Sie genau diese Stelle und warum passen Sie zum Unternehmen
- Gehaltsvorstellungen realistisch angeben: Informieren Sie sich im Vorfeld über branchenübliche Gehälter und geben Sie eine realistische Gehaltsvorstellung an. Eine klare Kommunikation ist hier entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Offenheit und Flexibilität: Seien Sie bereit, sich auf unterschiedliche Prozesse einzulassen – ob mehrstufige Interviews, praktische Aufgaben oder persönliche Gespräche. Zeigen Sie, dass Sie sich anpassen können und motiviert sind, den Prozess aktiv mitzugestalten.
Die Expert:innen
Maria Magdalena Beutle hat an der Universität Graz sowohl das Bachelor- als auch das Masterstudium in Soziologie abgeschlossen und zusätzlich den Master in Angewandter Ethik absolviert. Ihre Karriere begann bei der Holding Graz in der Personalentwicklung, wo sie als Personalentwicklerin tätig war. Später übernahm sie die Verantwortung für das Recruiting und leitet seit kurzem die Abteilung Recruiting bei der Holding Graz.
Markus Schwarz studierte Soziologie an der Universität Graz und absolvierte anschließend das Masterstudium Wirtschaftsberatung und Unternehmensführung an der FH Wiener Neustadt. Während seines Studiums sammelte er erste Erfahrungen im Teambuilding und HR-Bereich bei Team Amazing und Young Mountain Marketing. Nach seinem Abschluss begann er bei Storyblok, wo er zunächst als People Experience Manager tätig war und mittlerweile die Position des Senior People Experience Partners innehat.
Christoph Mayr ist gelernter Wirtschaftspädagoge und studierte Wirtschaftspädagogik an der Universität Graz. Während seines Studiums absolvierte er einen Auslandsaufenthalt an der Universität Valencia und sammelte erste Berufserfahrungen bei der Unternehmensberatung No-Tool. Nach Stationen in der Personalberatung und als Human Ressources Manager bei XAL ist er heute HR Business Partner bei der SSI Schäfer IT Solutions GmbH, wo er auch für das Thema Employer Branding verantwortlich ist.
Tanja Baumgartner, Koordinatorin Alumni Management und Career Mentoring, führte durch das Gespräch, welches am 12. November 2025 auf der Mentoring-Bühne im Rahmen der Jobmesse EXCELLENCE an der Universität Graz stattgefunden hat.
Dieser Artikel entstand mithilfe von aTrain und UniGPT.